Regulamin wynajmu namiotów, hal namiotowych i sprzętu eventowego
Wynajem namiotów, hal namiotowych
i wyposażenia eventowego realizowany jest z transportem, montażem i demontażem wykonywanym przez pracowników Wypożyczalni Eventowej Turbonamioty. W przypadku mniejszych namiotów ekspresowych i wyposażenia dodatkowego,wypożyczenie namiotu
i/lub wyposażenia jest możliwe z odbiorem osobistym z magazynu Wypożyczalni, po opłaceniu usługi z góry oraz po wpłacie ustalonego podczas podpisania umowy wadium.Zasady ogólne
1. Podpisując umowę wynajmu, Wypożyczający zawiera z Wypożyczalnią umowę zgodnie z określonymi w niniejszym regulaminie warunkami.
2. Usługi wynajmu prowadzimy tylko na podstawie korespondencji pisemnej, podpisanej umowy wynajmu i/lub wystawionej proformy. Zamówienia składane ustnie nie są realizowane.
3. Wynajem namiotów prowadzimy na każdego rodzaju eventy, uroczystości firmowe i prywatne, czy festyny.
4. Istnieje możliwość wynajmu namiotów w celach budowlanych lub gastronomicznych (zadaszenie grilli itp) jednak klient jest zobligowany do wcześniejszego powiadomienia Wypożyczali o takim fakcie, gdyż w tym takim przypadku wypożyczane są dedykowane tym celom namioty. Związane jest to ze znaczącym zwiększeniem zużycia i zniszczenia takich namiotów.
5. Wynajmowany sprzęt nie jest ubezpieczony. Ubezpieczenie sprzętu leży po stronie Wypożyczającego.
Koszt wynajmu
1. Ostateczny koszt usługi wynajmu sprzętu jest uzależniony wielu czynników, mianowicie od wielkości zamówienia, miejsca transportu, godzin montażu i demontażu, rodzaju podłoża na jakim jest montaż, odległości między miejscem montażu a miejscem dojazdu samochodu dowożącego sprzęt oraz terminu i okresu wynajmu, dlatego zapytania zawsze wyceniane są indywidualnie.
2. W przypadku nieprecyzyjnego określenia miejsca montażu lub nieujawnienia odległości między miejscem montażu a miejscem postoju samochodu transportującego sprzęt, Wypożyczalnia dolicza do całkowitej kwoty usługi zapisanej w umowie dodatkowy koszt 100 PLN netto za każdą roboczogodzinę pracy każdego z pracowników lub w skrajnych przypadkach Wypożyczalnia może odmówić realizacji zlecenia z winy Wypożyczającego. Nie zwalnia to Wypożyczającego z obowiązku uregulowania 100% płatności za zarezerwowaną usługę.
3. W przypadku gdy sprzęt zostanie zabrudzony przez Wypożyczającego poza normatywny stopień zużycia, Wypożyczalnia ma prawo doliczyć do 20% kosztów wynajmu w poczet dodatkowych kosztów czyszczenia sprzętu
Okres wynajmu
1. Wynajem namiotów oraz sprzętu eventowego obejmuje minimum 1 dobę, z możliwym montażem w dzień przed imprezą i demontażem w dzień po imprezie(licząc jako jedną dobę-jednodniową uroczystość).
2. Każdy kolejny dzień wynajmu stanowi koszt dodatkowy, ustalany indywidualnie.
3. W przypadku wypożyczenia sprzętu na okres powyżej 10 dni, Wypożyczalnia zastrzega sobie możliwość pobrania od Wypożyczającego kaucji odpowiadającej połowie wartości wypożyczanego sprzętu.
Składanie zamówienia
1. Klient dokonuje rezerwacji namiotów i wynajmowanego sprzętu w formie pisemnej (emailem lub osobiście w siedzibie firmy).
2. Potwierdzeniem dokonania rezerwacji jest proforma i/lub podpisana umowa wynajmu sprzętu.
3. Po sprawdzeniu proformy i/lub umowy w zakresie zgodności z ustaleniami, klient potwierdza złożenie zamówienia poprzez wpłatę ustalonego zadatku.
4. Brak wpłaty zadatku w ustalonym terminie anuluje rezerwację/zamówienie wynajmu i kończy ważność oferty.
5. Wpłacony zadatek nie podlega zwrotowi.
6. Zmiana zamówienia w terminie mniejszym niż 14 dni do daty realizacji zamówienia, nie może zmniejszać wcześniej ustalonej wartości zamówienia; Wypożyczalnia ma prawo odmówić zmiany zarezerwowanego sprzętu na inny, gdyż zgłoszone zmiany są uwzględniane w miarę dostępności namiotów i wyposażenia dostępnego w tym czasie na magazynie.
7. Zmiana terminu realizacji zamówienia jest uwzględniana w przypadku jej zgłoszenia nie później niż na 14 dni przed realizacją; zmiany zgłoszone w późniejszym terminie jako niemożliwe do realizacji mogą nie być uwzględnione.
8. Rezygnacja z zamówienia przez klienta w części lub całości po wpłacie zadatku nie rozwiązuje umowy (nie powoduje anulacji zamówienia) i nie stanowi podstawy do żądania zwrotu wpłaconego zadatku.
9. W przypadku rezygnacji z wynajmu sprzętu w okresie do miesiąca przed terminem wynajmu, Wypożyczającemu przepada wpłacony zadatek za rezerwację sprzętu. Gdy Wypożyczający zrezygnuje z wynajmu w terminie od miesiąca do dwóch tygodni przed terminem wynajmu sprzętu, Wypożyczający zobowiązany jest do opłaty 60% ustalonej kwoty wynajmu. Rezygnacja z wynajmu sprzętu w okresie mniejszym niż dwa tygodnie oznacza że Wypożyczający jest obciążany całkowitą kwotą wynajmu sprzętu.
10. Płatność za usługę pobierana jest najpóźniej w dniu montażu/dostawy sprzętu. Tylko w szczególnych, wcześniej ustalonych przypadkach oraz adnotacją w umowie, jest możliwość uregulowania zobowiązania z odroczonym terminem płatności.
Montaż i demontaż
1. 1. Wynajem namiotów i hal namiotowych obejmuje montaż oraz demontaż na poziomie zero – bez wnoszenia po schodach i przy bezpośrednim dojeździe samochodem dostawczym/ciężarowym na miejsce montażu(maksymalnie do 5 metrów od miejsca postoju samochodu). W przypadku braku bezpośredniego dostępu do miejsca montażu (odległości transportu wewnętrznego większej niż 5 metrów), taka informacja musi zostać przekazana podczas podpisywania umowy i wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z transportem wewnętrznym sprzętu na miejscu realizacji (konieczność większej ilości pracowników, czasu niezbędnego do wykonania pracy).
2. Wynajem wyposażenia dodatkowego (stoły, krzesła, łóżka itp) nie obejmuje montażu i demontażu, które stanowią koszt dodatkowy.
3. Wypożyczający jest odpowiedzialny za pełne udostępnienie miejsca w ustalonym wcześniej terminie i czasie.
4. Montaż wykonujemy według otrzymanych przed montażem informacji od Wypożyczającego. Wypożyczalnia może odmówić zmiany miejsca montażu, w przypadku gdy klient w trakcie realizacji zmieni koncepcję z ustawieniem wypożyczonych namiotów. W przypadku akceptacji zmiany miejsca rozstawienia sprzętu, związane jest to z dodatkową opłatą (ze względu na dłuższy czas montażu nie z winy Wypożyczalni).
5. Montaż namiotów i hal namiotowych wymaga równego podłoża. W niektórych przypadkach, gdy Wypożyczający nie poinformuje Wypożyczalni o nierówności terenu, Wypożyczalnia ma prawo odmówić realizacji usługi ze względu na brak możliwości bezpiecznego rozstawienia sprzętu. W takim przypadku umowa rozwiązywana jest z winy Wypożyczającego, co nie zwalnia Wypożyczającego z obowiązku uregulowania płatności za prawidłowo wykonaną przez Wypożyczalnie usługę.
6. Wszelkie uwagi oraz reklamacje dotyczące stanu technicznego sprzętu i jego zgodności ze złożonym zamówieniem, należy zgłaszać ekipie montażowej bezpośrednio podczas i tuż po montażu, zanim ekipa montażowa opuści miejsce montażu. Uwagi, braki czy zniszczenia zgłaszane w późniejszym terminie nie będą uwzględniane ze względu na brak możliwości weryfikacji ze stanem faktycznym.
7. Wypożyczalnia ustala harmonogram montaży z uwzględnieniem prognozy pogody. W przypadku dokładnie określonych terminów montażu, Wypożyczający akceptuje fakt, że montaż namiotów, sprzętu i wyposażenia może zostać wstrzymany, opóźniony lub całkowicie odwołany gdy warunku pogodowe nie pozwolą na bezpieczne wykonywanie prac montażu/demontażu lub bezpieczne użytkowanie (np. wiatr powyżej 25 km/h, ulewny deszcz, śnieg itp). W przypadku gdy termin montażu może być zmieniony na wcześniejszy lub późniejszy, Wypożyczalnia skontaktuje się z Wypożyczającym w celu ustalenia nowego terminu montażu.
8. Wszelkie przestoje ekipy montażowej powstałe z winy Wypożyczającego lub organizatora stanowią koszt dodatkowy, który wynosi 100 PLN netto/h za każdą roboczogodzinę (każdego oczekującego na miejscu montażu pracownika).
9. Transport, montaż oraz demontaż w godzinach nocnych (od 22:00 do 6:00) jest dodatkowo płatny. Dokładna wycena ustalana jest podczas podpisywania umowy.
10. Opóźnienie w zwrocie wypożyczanego sprzętu wiąże się z naliczeniem kary umownej w wysokości 50% wartości wynajmowanego sprzętu za każdy dzień zwłoki w zwrocie sprzętu do Wypożyczalni.
11. Wypożyczający odbierając sprzęt powinien sprawdzić stan techniczny i kompletność sprzętu. W przypadku niezgodności lub wad sprzętu powinien natychmiast o tym poinformować Wypożyczalnię, gdyż późniejsze reklamacje nie będą uwzględniane.
12. Wypożyczający podpisując dokument wypożyczenia, potwierdza, że otrzymał sprzęt pozbawiony wad, zgodnie ze specyfikacją i w dobrym stanie technicznym.
13. Wypożyczający lub osoba oddelegowana przez Wypożyczającego ma obowiązek być na miejscu montażu w celu wskazania dokładnego miejsca montażu oraz w celu nadzoru i odbioru technicznego po montażu, a także podczas demontażu sprzętu w celu sprawdzenia ewentualnych nieprawidłowości/braków.
14. Wypożyczalnia prowadzi demontaże sprzętu od godziny 8.00 do godziny 20.00 w dniu odbioru sprzętu. W przypadku braku możliwości odbioru sprzętu w danym przedziale czasowym ( np 8.00-16.00 ze względu na nieobecność Wynamującego) Wypożyczający ma obowiązek poinformować Wypożyczalnię o takim ograniczeniu czasowym podczas podpiswania umowy).
Wypożyczający ma obowiązek przygotować sprzęt do demontażu. ( opróżnić namiot ze sprzętu który nie jest własnością Wypożyczalni, zebrać jedzenie ze stołów, uprzątnąć balony, dekoracje itp) W przypadku nieprzygotowania sprzę†u do odbioru przez Wypożyczalnię, Wypożyczalnia ma prawo doliczyć dodatkową opłatę za dodatkową pracę.
Zasady użytkowania
1. Wypożyczający zwraca do Wypożyczalni wynajmowany sprzęt skompletowany, w stanie nie gorszym niż w momencie otrzymania.
2. Wypożyczający jest odpowiedzialny za wszelkie uszkodzenia wynajmowanego sprzętu które powstały podczas wynajmu ( rozdarcia, rozcięcia, pogięcie lub połamanie konstrukcji wynajmowanego sprzętu, zaplamienia i zabrudzenia wynikające ponad standardowe użytkowanie ( np. plamy z farby, flamastrów, tłuszczu, lakieru, itp.) i to zarówno te, które spowodowane są działaniem Wypożyczającego, a także osób trzecich niezwiązanych z Wypożyczającym (np. goście podczas festynu) oraz czynnikami atmosferycznymi (silny wiatr, burza, zalanie, itp.)
3. Wypożyczający akceptuje fakt, że kategorycznie zakazane jest naklejanie na wypożyczone namioty i sprzęt eventowy naklejek, taśm oraz wszelkich materiałów, które mogą pozostawić jakiekolwiek ślady na konstrukcji lub poszyciu wypożyczanego sprzętu.
4. W momencie gdy wynajmowane namioty lub sprzęt eventowy jest używany (lub istnieje duże prawdopodobieństwo że jest używany) w sposób niezgodny z przeznaczeniem, sprzęt może być natychmiast zdemontowany i wycofany z wynajmu (następuje natychmiastowe rozwiązanie umowy z winy Wypożyczającego).
5. Wieszanie na namiocie jakichkolwiek reklam, materiałów promocyjnych, gadżetów i sprzętu technicznego, musi być wcześniej uzgodnione z Wypożyczalnią.
6. Wynajmowany sprzęt musi być nadzorowany przez Wypożyczającego i w przypadku wystąpienia jakichkolwiek zdarzeń i nieprawidłowości, które mogą powodować zniszczenie lub mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo, należy je niezwłocznie zgłosić Wypożyczalni.
7. Kategorycznie zabronione jest używanie wynajętego sprzętu niezgodnie z jego przeznaczeniem.
8. Klient ponosi odpowiedzialność za ponad normalne zużycie sprzętu, zniszczenia i zdekompletowanie sprzętu oraz ubrudzenia. Wysokość szkody ustala wypożyczalnia w oparciu o wartość braków oraz koszt ich naprawy lub zakupu.
Transport
1. Transport namiotów i wyposażenia eventowego wiąże się z dodatkowym kosztem doliczanym do całkowitego kosztu wynajmu.
2. Koszt transportu zależy od miejsca transportu oraz całkowitej wielkości zamówienia.
3. Koszt transportu sprzętu liczony jest za każdy przejechany kilometr (odległość między magazynem a miejscem dostawy razy 4 przejazdy) według stawki od 2,5 zł/km (samochód dostawczy do 3,5t, dzienne godziny transportu). Wyjątkiem stanowi transport w obrębie Warszawy, gdzie transport wyceniany jest indywidualnie i zależy od miejsca docelowego oraz godzin transportu.
4. Transport wewnętrzny wypożyczanego sprzętu na miejscu montażu/rozstawienia (transport między samochodem a docelowym miejscem montażu, wnoszenie po schodach, wwożenie windą itp) związany jest z dodatkową opłatą i ustalany jest indywidualnie na podstawie informacji podanych przez Wypożyczającego. W przypadku gdy Wypożyczający nie podał, podał nieprawidłowo lub zataił dokładne informacje na temat transportu wewnętrznego, Wypożyczalnia ma prawo doliczyć dodatkowe opłaty związane z transportem wewnętrznym lub w skrajnym przypadku rozwiązać umowę z Wypożyczającym w trybie natychmiastowym z winy Wypożyczającego.
5. W przypadku zadeklarowanego bezpośredniego dojazdu na miejsce montażu, trasa dojazdu musi być przejezdna, odpowiednio szeroka, możliwie równa, bez szkieł, wystających z ziemi drutów i innych elementów, które mogą uszkodzić samochód, a także wyczyszczona z gałęzi drzew, aby nie rysowały samochodów. W przypadku wystąpienia elementów utrudniających dojazd na miejsce montażu, pracownicy mogą odmówić bezpośredniego wjazdu, co wiąże się z dodatkową dopłatą montażową lub w skrajnych przypadkach z rozwiązaniem umowy z winy Wypożyczającego, co nie zwalnia Wypożyczającego z obowiązku uregulowania 100% płatności za prawidłowo wykonaną przez Wypożyczalnie usługę.
Bezpieczeństwo
1. Ubezpieczenie wypożyczanego sprzętu klient może wykupić we własnym zakresie, gdyż ubezpieczenie nie jest wliczone w cenę wynajmu.
2. W namiotach, ich obrębie oraz w okolicy wypożyczonego wszelkiego sprzętu eventowego, Wypożyczający ma obowiązek przestrzegać przepisów PPOŻ oraz BHP.
3. Namioty ekspresowe oraz cateringowe mogą być bezpiecznie użytkowane przy wietrze dochodzącym maksymalnie do 25 km/h, zaś hale namiotowe do 40 km/h. W przypadku wystąpienia większego wiatru, Wypożyczający ma obowiązek pozamykać namioty i hale namiotowe oraz niezwłocznie zaprzestać ich użytkowania. Jednocześnie zapewniamy że jako Wypożyczalnia, dokładamy wszelkich starań aby montowane przez nas hale oraz namioty były w stanie wytrzymać znacznie większy wiatr i nie wyrządziły żadnych szkód.
4. Każdy Wypożyczający informowany jest słownie przez pracowników Wypożyczalni, jak prawidłowo użytkować wypożyczany sprzęt oraz jak postępować w przypadku nadzwyczajnych anomalii pogodowych oraz sytuacji awaryjnych. W przypadku opadów śniegu, Wypożyczający zobowiązany jest do natychmiastowego usuwania pokrywy śnieżnej z poszycia namiotu. W przypadku braku usuwania śniegu, użytkowanie sprzętu jest niebezpieczne i grozi zawaleniem, połamaniem konstrukcji lub porwaniem poszycia namiotu. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo i za szkody winę ponosi Wypożyczający, jest także zobowiązany do pokrycia finansowego kosztów naprawy/zakupu nowego odpowiadającego sprzętu.
5. W przypadku gdy wypożyczony sprzęt jest użytkowany przez osoby trzecie, Wypożyczający zobowiązany jest udzielić instrukcji w jaki sposób bezpiecznie użytkować wynajęty sprzęt.
Profesjonalizm
1. Wypożyczalnia Eventowa Turbonamioty specjalizuje się w wynajmie namiotów, hal namiotowych oraz sprzętu eventowego i do każdego zlecenia dokłada wszelkich starań aby spełnić Państwa oczekiwania. Gwarantujemy bardzo dobry stan techniczny naszego sprzętu.
2. W razie wystąpienia awarii Wypożyczalnia Eventowa Turbonamioty dokłada wszelkich starań aby błyskawicznie dokonać wymiany lub naprawy sprzętu.
